ORGANISASI DAN METODE
PROSES ORGANISASI
Proses Mempengaruhi & Contoh
kasus
Dalam suatu organisasi tentunya
dibutuhkan berbagai proses untuk mencapai tujuan dari organisasi itu sendiri,
kali ini saya akan membahas proses organisasi dengan cara mempengaruhi dan
proses pengambilan keputusan.
Proses
Mempengaruhi
- Pengertian Pengaruh
Pengaruh adalah suatu kegiatan atau keteladanan yang
menunjukan hal baik,yang dilakukan secara langsung ataupun secara tidak
langsung, sehingga mengakibatkan suatu perubahan perilaku sikap, baik itu
individu atau kelompok
- Elemen-elemen proses mempengaruhi
Elemen-elemen
yang ada dalam suatu proses mempengaruhi antaralain :
Ø Orang yang mempengaruhi
Ø Metode yang digunakan untuk
mepengaruhi,dan
Ø Orang yang di pengaruhi
Metode-metode
yang digunakan dalam mempengaruhi antaralain :
Ø Kekuatan fisik
Ø Penggunaan sanksi
Ø Keahlian, dan
Ø kharisma
Daerah
pengaruh mencakup hubungan-hubungan,
Ø Antar perseorangan
Ø Kelompok dengan seseorang,dan
Ø Seseorang dengan Kelompok.
Contoh Kasus Pengaruh dalam
organisasi,
Banyaknya Masalah Yang menerpa Partai
Demokrat saat ini di yakini akan menurunkan Popularitas partai yg berlambang
Mercy ini, permasalahan – permasalahan yg datang silih berganti, seperti Kasus
Korupsi wisma atlet yg berujung kepada terseretnya kader-kader elite partai
demokrat ini ( nazarudin VS anas urbaningrum ) dan topic yg sedang
hangat-hangatnya di indonesia ( kenaikan BBM pada awal april 2012) di yakini
akan menurunkan popularitas partai SBY pada pemilu 2014 nanti, di prediksi
perolehan suara untuk pemilu yang akan datang Partai demokrat akan mengalami
penurunan sebesar 10-15% di banding hasil pemilu 2009 silam, hal ini tampaknya
kurang di sadari oleh pihak Presiden SBY kurangnya sanksi yang tegas terhadap
kader-kader yg menyalahgunakan wewenang & salah strategi SBY terhadap
dampak Kenaikan BBM adalah faktor – faktor Pengaruh Buruk Terhadap Organisasi
dan Kharisma Seorang Pemimpin (SBY).
Proses Pengambilan Keputusan &
contoh kasus
Proses
Pengambilan Keputusan
Secara singkat Pengambilan keputusan adalah pemilihan
diantara berbagai tersedianya alternatif.
Konsep
konsep pengambilan keputusan :
Identifikasi
dan diagnosis masalah
Ø Pengumpulan dan analisis data yang
relevan
Ø Pengembangan & evaluasi
alternantif
Ø Pemilihan alternatif terbaik
Ø Implementasi keputusan & evaluasi
terhadap hasil -hasil
Tipe –Tipe
Keputusan Manajemen :
Ø Keputusan-keputusan perseorangan dan
strategi
Ø Kepusan-keputusan pribadi &
strategi
Ø Keputusan-keputusan dasar & rutin
Model-model
Pengambilan Keputusan :
Ø Relationalitas Keputusan
Ø Model-model perilaku pengambilan
keputusan
Teknik
Pengambilan Keputusan :
Ø Teknik -teknik Kreatif: Brainstorming
& Synectics
Ø Teknik -teknik Partisipatif
Ø Teknik -teknik pengambilan keputusan
Modern : Teknik Delphi, Teknik Kelompok Nominal
Kesimpulan :
Proses mempengaruhi dan
pengambilan keputusan adalah proses-proses manejerial karena secara nyata
dilaksanakan oleh para manajer. Proses-proses ini juga merupakan proses-proses
organisasional karena lebih penting daripada manajer individual dalam
pengaruhnya pada pencapaian tujuan–tujuan organisasi. Ketiga proses organisasi
dan manejemen ini merupakan bagian vital sistem organisasi formal dan mempunyai
implikasi-implikasi sangat penting terhadap perilaku organisasional.
Contoh kasus
:
Proses pengambilan keputusan kenaikan
harga BBM oleh Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Jika berbicara tentang BBM (bahan
bakar minyak) yang mempengaruhi hajat hidup manusia banyak, tentunya proses
pengambilan keputusan yg DPR lakukan akan sangat alot prosesnya, pengambilan keputusan harus melalui sidang
paripurna dikarenakan pada rapat sebelumnya dengan badan anggaran ( Banggar)
tidak menemukan titik temu, ada beberapa alternatif yg mungkin di ambil oleh
pihak yg pro maupun yg kontra antara lain kenaikan harga bbm karena subsidinya
di kurangi, atau kebijakan ekonomi dalam negeri / fiskal.
Apapun keputusan yg akan di ambil DPR seharusnya mewakili
Kepentingan Orang-Orang yang akan terlibat / terpengaruhi, jangan sampai
keputusan yg di buat itu hanya mewakili kepentingan pribadi atau strategi organisasi
tertentu….
Proses mempengaruhi
Komunikasi merupakan sarana untuk
mengadakan koordinasi antara berbagai subsistem dalam organisasi. Kompetensi
komunikasi yang baik antar karyawan akan mampu memperoleh dan mengembangkan
tugas yang diembannya, sehingga tingkat kinerja suatu organisasi menjadi
semakin baik dan sebaliknya.
PENGARUH KEKUASAAN & WEWENANG
Kekuasaan merupakan kemampuan
mempengaruhi orang lain untuk mencapai sesuatu dengan cara yang diinginkan.
Studi tentang kekuasaan dan dampaknya merupakan hal yang penting dalam
manajemen. Karena kekuasaan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, maka
mungkin sekali setiap interaksi dan hubungan sosial dalam suatu organisasi
melibatkan penggunaan kekuasaan. Cara pengendalian unit organisasi dan individu
di dalamnya berkaitan dengan penggunaan kekuasaan. Kekuasaan manager yang
menginginkan peningkatan jumlah penjualan adalah kemampuan untuk meningkatkan
penjualan itu. Kekuasaan melibatkan hubungan antara dua orang atau lebih.
Dikatakan A mempunyai kekuasaan atas B, jika A dapat menyebabkan B melakukan
sesuatu di mana B tidak ada pilihan kecuali melakukannya. Kekuasaan selalu
melibatkan interaksi sosial antar beberapa pihak, lebih dari satu pihak. Dengan
demikian seorang individu atau kelompok yang terisolasi tidak dapat memiliki
kekuasaan karena kekuasaan harus dilaksanakan atau mempunyai potensi untuk
dilaksanakan oleh orang lain atau kelompok lain.
Kekuasaan amat erat hubungannya dengan wewenang. Tetapi kedua
konsep ini harus dibedakan. Kekuasaan melibatkan kekuatan dan paksaan, wewenang
merupakan bagian dari kekuasaan yang cakupannya lebih sempit. Wewenang tidak
menimbulkan implikasi kekuatan. Wewenang adalah kekuasaan formal yang dimiliki
oleh seseorang karena posisi yang dipegang dalam organisasi. Jadi seorang
bawahan harus mematuhi perintah manajernya karena posisi manajer tersebut telah
memberikan wewenang untuk memerintah secara sah.
Basis Kekuasaan
Kekuasaan dapat berasal dari berbagai
sumber. Bagaimana kekuasaan tersebut diperoleh dalam suatu organisasi sebagian
besar tergantung jenis kekuasaan yang sedang dicari. Kekuasaan dapat berasal
dari basis antar pribadi, struktural, dan situasi.
- Kekuasaan Antarpribadi
John R.P. French dan Bertram Raven mengajukan lima basis kekuasaan
antar pribadi sebagai berikut : kekuasaan legitimasi, imbalan, paksaan, ahli,
dan panutan.
- Kekuasaan Struktural dan Situasional
Kekuasaan terutama ditentukan oleh
struktur didalam organisasi.Struktur organisasi di pandang sebagai mekanisme
pengendalian yang mengatur organisasi. Dalam tatanan struktur organisasi,
kebijaksanan ngambilan keputusan dialokasikan keberbagai posisi. Selain itu
struktur membentuk pola komunikasi dan arus informasi. Jadi struktur organisasi
menciptakan kekuasaan dan wewenang formal, dengan menghususkan orang-orang
tertentu untuk melaksanakan tugas pekerjaan dan mengambil keputusan tertentu
dengan memanfaatkan kekuasaan informal mungkin timbul karena truktur informasi
dan komunikasi dalam sistem tersebut .
Posisi formal dalam organisasi amat erat hubungannya dengan
kekuasaan dan wewenang yang melekat. Tanggung jawab, wewenang dan berbagai
hak-hak yang lain tumbuh dari posisi seseorang. Bentuk lain kekuasaan struktur
timbul karena sumber daya, pengambilan keputuan, dan informasi.
- Kekuasaan Pengambilan Keputusan
Derajat sesorang atau sub unit dapat
mempengaruhi pengambilan keputusan akan menentukan kadar kekuasaan. Sesorang
atau sub unit yang memiliki kekuasaan dapat mempengaruhi jalannya proses
pengembalian keputusan, alternatif apa yang seyogyanya dipilih dan kapan
keputusannya diambil.
- Kekuasan Informasi
Memiliki akses atau (jangkauan) atas
informasi yang relevan dan penting merupakan kekuasan. Gambaran yang benar
tentang kekuasan seseorang tidak hanya disediakan oleh posisi orang yang
bersangkutan, tetapi juga oleh penguasan orang yang bersangkutan atas informasi
yang relevan. Seseorang akuntan dalam struktur organisasi umumnya tidak
memiliki basis kekuasaan antar pribadi khusus yang kuat atau jelas dalam
struktur orgnisasi, tetapi mereka memiliki kekuasan karena mereka mengendalikan
informasi yang penting.
Selanjutnya situasi organisasi dapat
berfungsi sebagai sumber kekuasaan atau ketidakkekuasaan. Manajer yang sangat
berkuasa muncul karena ia mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan, mengambil
keputusan yang penting, dan memiliki jgkun informsi yang penting. Dialah yang
memungkinkan banyak hal yang terjadi dalam organisasi. Sebaliknya, manajer yang
tidak mempunyai kekuasan tidak mempunyai sumber daya atau jangkuan informsi atau
hak-hak prerogatif dalam pengambilan keputusan yang diperlukan agar produktif.
WEWENANG
Wewenang adalah hak untuk melakukan
sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu
agar tercapai tujuan tertentu.Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan
faktor kritis bagi efektevitas organisasi. peranan pokok wewenang dalam fungsi
pengorganisasian, wewenang dan kekuasaan sebagai metoda formal, dimana manajer
menggunakannya untuk mencapai tujuan individu maupun organisasi.Wewenang formal
tersebut harus di dukung juga dengan dasar-dasar kekuasaan dan pengaruh
informal. Manajer perlu menggunakan lebih dari wewenang resminya untuk
mendapatkan kerjasama dengan bawahan mereka, selain juga tergantung pada
kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan mereka.
Unsur yang ada di dalam wewenang
- Wewenang ditanamkan pada posisi
seseorang. Seseorang mempunyai wewenang karena posisi yang diduduki, bukan
karena karakteristik pribadinya.
- Wewenang tersebut di terima oleh
bawahan. Individu pada posisi wewenang yang sah melaksanakan wewenang dan
dipatuhi bawahan karena dia memiliki hak yang sah.
- Wewenang digunakan secara
vertikal. Wewenang mengalir dari atas ke bawah mengikuti hierarki
organisasi.
Pendekatan Hubungan Antara Kekuasaan
Dan Pengaruh
Ada 3 pendekatan yang bisa digunakan:
- Pendekatan posisional; misalnya
siapa yg menduduki posisi kekuasaan atau jabatan resmi di daerah tersebut?
Jadi orang yang punya jabatan resmi di pemerintahan dianggap punya
pengaruh dan kekuasaan.
- Pendekatan reputasional; dengan
wawancara snowball untuk mengetahui siapa diantara mereka yang paling
berpengaruh. Jadi reputasinya di tengah masyarakat hanya masyarakat yg
menilai bahwa ia berpengaruh.
- Pendekatan pembuatan keputusan;
dengan pertanyaan “siapa yang sebenarnya membuat keputusan dalam
masyarakat?” siapa yang berpengaruh terhadap keputusan tersebut? Dsb.
Proses Pengambilan Keputusan
Setiap keputusan yang diambil itu
merupakan perwujudan kebijakan yang telah digariskan. Oleh karena itu, analisis
proses pengambilan keputusan pada hakikatnya sama saja dengan analisis proses
kebijakan. Proses pengambilan keputusan meliputi :
- Identifikasi masalah
Dalam hal ini pemimpin diharapkan
mampu mengindentifikasikan masalah yang ada di dalam suatu organisasi.
- Pengumpulan dan penganalisis
data
Pemimpin diharapkan dapat
mengumpulkan dan menganalisis data yang dapat membantu memecahkan masalah yang
ada.
- Pembuatan alternatif-alternatif
kebijakan
Setelah masalah dirinci dengan tepat
dan tersusun baik, maka perlu dipikirkan cara-cara pemecahannya. Cara pemecahan
ini hendaknya selalu diusahakan adanya alternatif-alternatif beserta
konsekuensinya, baik positif maupun negatif. Oleh sebab itu, seorang pimpinan
harus dapat mengadakan perkiraan sebaik-baiknya. Untuk mengadakan perkiraan
dibutuhkan adanya informasi yang secukupnya dan metode perkiraan yang baik.
Perkiraan itu terdiri dari berbagai macam pengertian:
Ø Perkiraan dalam arti Proyeksi
Perkiraan yang mengarah pada kecenderungan dari data yang
telah terkumpul dan tersusun secara kronologis.
Ø Perkiraan dalam arti prediksi
Perkiraan yang dilakukan dengan menggunakan analisis sebab
akibat.
Ø Perkiraan dalam arti konjeksi
Perkiraan yang didasarkan pada kekuatan intuisi (perasaan).
Intuisi disini sifatnya subjektif, artinya tergantung dari kemampuan seseorang
untuk mengolah perasaan.
- Pemilihan salah satu alternatif
terbaik
Pemilihan satu alternatif yang
dianggap paling tepat untuk memecahkan masalah tertentu dilakukan atas dasar
pertimbangan yang matang atau rekomendasi. Dalam pemilihan satu alternatif
dibutuhkan waktu yang lama karena hal ini menentukan alternative yang dipakai
akan berhasil atau sebaliknya.
- Pelaksanaan keputusan
Dalam pelaksanaan keputusan berarti
seorang pemimpin harus mampu menerima dampak yang positif atau negatif. Ketika
menerima dampak yang negatif, pemimpin harus juga mempunyai alternatif yang
lain.
- Pemantauan dan pengevaluasian
hasil pelaksanaan
Setelah keputusan dijalankan
seharusnya pimpinan dapat mengukur dampak dari keputusan yang telah dibuat.
Klasifikasi Model Pengambilan
Keputusan
(1).Quade
Menurut Quade model dibedakan ke dalam dua tipe, yaitu Model
Kuantitatif dan Model Kualitatif. Kedua tipe model tersebut dijelaskan sebagai
berikut.
1. Model Kuantitatif
Model kuantitatif (dalam hal ini adalah model matematika)
adalah serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam hubungan matematika
secara pasti.
2. Model Kualitatif
Model kualitatif didasarkan pada asumsi-asumsi yang
ketepatannya agak kurang jika dibandingkan dengan model kuantitatif. Ciri-cirinya
digambarkan melalui kombinasi dari deduksi-deduksi asumsi tersebut dengan
pertimbangan bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang akan
dipecahkan
(2).B.A. Fisher
Menurut Fisher model dibedakan ke dalam dua tipe, yaitu Model
Preskriptif dan Model Deskriptif. Kedua tipe model tersebut dijelaskan sebagai
berikut.
1. Model Preskriptif
Model yang menerangkan bagaimana kelompok seharusnya
mengambil keputusan dengan cara memberikan pedoman dasar, agenda, jadwal, dan
urut-urutan yang membantu kelompok mencapai konsensus. Model ini disebut juga
model normatif.
2. Model Deskriptif
Model yang menerangkan bagaimana kelompok mengambil
keputusan. Model ini juga menerangkan segala sesuatu apa adanya. Model ini
memberikan informasi yang manajer butuhkan untuk membuat keputusan-keputusan,
tetapi tidak menawarkan penyelesaian masalah melainkan memberikan saran apa
yang akan terjadi bila variabel-variabel masalah diubah.
(3).Herbert G. Hicks dan C. Ray Gullet
Menurut Herbert G. Hicks dan C. Ray Gullet model dibedakan ke
dalam dua tipe, yaitu Model Probabilitas dan Model Matriks. Kedua tipe model
tersebut dijelaskan sebagai berikut.
1. Model Probabilitas
Model ini membahas tentang kemungkinan yang akan terjadi di
masa yang akan datang terhadap suatu peristiwa tertentu, dan nilai harapan atas
terjadinya peristiwa tersebut. Nilai dari sesuatu yang diharapkan pada
peristiwa adalah kemungkinan terjadinya peristiwa dikalikan dengan nilai
kondisional.
2. Model Matriks
Penerapan model matriks ini dimaksudkan untuk menyajikan
secara khusus kombinasi antara berbagai strategi atau beberapa alternatif yang
digunakan dan nilai yang diharapkan pada masing-masing strategi atau
alternatif. Model ini terdiri atas dua hal pokok, yaitu garis yang
menggambarkan berbagai strategi atau alternatif dipakai sebagai dasar
pengambilan keputusan, dan lajur yang menggambarkan kondisi dan nilai harapan
dalam kondisi dan situasi yang berlainan pada masing-masing alternatif
strategi.
(4).Robert D. Spech
Menurut Robert D. Spech model dibedakan ke dalam lima tipe,
yaitu Model Matematis, Model Simulasi Komputer, Model Permainan Operasional,
Model Verbal, dan Model Fisik. Kelima tipe model tersebut dijelaskan sebagai
berikut.
1. Model Matematis
Model ini merupakan penyederhanaan dari suatu masalah ke dalam
rumusan atau formula matematis. Dalam analisisnya dapat menggunakan alat bantu
berupa kalkulator atau komputer.
2. Model Simulasi Komputer
Model simulasi komputer berarti pengambilan keputusan dengan
menggunakan peralatan komputer untuk keperluan rancanga bangun yang mampu
menirukan apa-apa yang dilakukan organisasi. Model ini digunakan karena
banyaknya variabel yang mempengaruhi suatu keputusan, sehingga apabila
dilakukan secara manual akan banyak menyita waktu dan biaya
3. Model Permainan Operasional
Model ini melibatkan manusia sebagai salah satu unsur yang
akan dijadikan objek dan harus dapat mengambil keputusan dalam permainan
tersebut. Prosedur permainan dibantu oleh komputer.
4. Model Verbal
Model pengambilan keputusan verbal berarti keputusan dibuat
didasarkan atas analogi-analogi tertentu yang bersifat non-kuantitatif. Analogi
yang telah dibuat kemudian dibuatkan dalil-dalilnya, pada tahap berikutnya
diterapkan untuk dibuat kesimpulan dan pengambilan keputusan bersifat non
kuantitatif.
5. Model Fisik
Model ini merupakan serangkaian keputusan dalam program
pembangunan dan pengembangan yang cukup kompleks sehingga dalam proses
pengerjaannya harus dapat memilah-milah, mana yang dapat dilakukan secara
serentak, dan bagian mana yang memerlukan proses berurutan dan
berkesinambungan.
Teknik-teknik
pengambilan keputusan oleh para manager
Pengambilan Keputusan
Ø Syarat-syarat informasi:
- Ketersediaan.
Syarat pokok bagi suatu informasi adalah tersedianya
informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh bagi yang hendak
memanfaatkannya.
- Mudah dipahami.
Informasi harus dipahami oleh pembuat kebijakan.
- Relevan.
Informasi yang diperlukan harus benar-benar sesuai dengan
permasalahannya.
- Bermanfaat.
Terkait dengan syarat relevansi, informasi harus bermanfaat
bagi pembuat kebijakan.
- Tepat waktu.
Informasi harus tersdia tepat waktunya terutama apabila
pembuat kebijakan ingin segera memecahkan masalah yang diahadapinya.
- Keandalan.
Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang sah
kebenarannya.
- Akurat.
Informasi seyogyanya bersih dari kesalahan, harus jelas dan
secara tepat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.
- Konsisten.
Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi dalam
penyajiannya.
Ø Dalam proses terbentuknya satu
perilaku individu/kelompok yang mempunyai pengaruh dalam pengambilan keputusan
dapat digambarkan sebagai berikut:
Seperti diketahui bahwa setiap perilaku individu ataupun
kelompok, organisasi selalu dipengaruhi oleh keyakinan, norma dan sistem nilai
individu atau kebudayaan dari masyarakat tempat ia bernaung. Kitapun tahu
perangkat peran yang dipikul oleh individu/kelompok individu/kelompok turut
menentukan, bahkan mengintervensinya, sehingga membentuk satu perilaku yang
amat relevan bagi pemuasan kebutuhan pribadi dan organisasi.
Ø M.S.= Managerial Skill T.S. =
Technical skill
Mengambil keputusan harus bersifat rasional dan teratur, dan
bersifat memilih antara berbagai alternatif yang merupakan satu tata hubungan
(Relationship) atau interelasi antara satu dengan yang lain perbuatan atau
tindakan dan selalu memikirkan apa akibatnya (efek, hasil dan konsekuensianya).
Ø Pengambilan keputusan terdiri atas
beberapa unsur dan sifat:
- Harus ada masalah.
- Masalah berada dalam suatu
situasi dan kondisi.
- Pengambilan keputusan selalu
harus didahului dengan satu proses pemikiran, analisa situasi, analisa
masalahya, menentukan alternatif-alternatif, memikirkan masalah-masalah
baru atau potensial yang akan timbul sebagai efek atau lanjutan daripada
setiap alternatif.
- Pengambilan keputusan merupakan
pengakhiran daripada proses pemikiran dan memilih satu alternatif diantara
sekian banyak alternatif.
- Pengambilan keputusan itu
bersifat futuristis atau mengenai masa depan atau kemudian.
Dalam mengambil satu keputusan hendaknya diingat bahwa
keputusan yang diambil oleh Top Level Management hendaknya bersifat konseptual,
luas serta berjangka panjang, sedangkan keputusan yang diambil oleh Lower
Management lebih bersifat operasional dan teknik (jangka pendek).
Prof. Dr. S.P. Siagian dalam bukunya “Sistem Informasi Untuk
Pengambilan Keputusan”, mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah suatu
pendekatan sistematis terhadap hakekat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta
dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan mengambil
tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.
Apabila kemampuan mengambil keputusan tidak dikembangkan
secara teratur dan kontiniu, seorang yang menduduki pimpinan akan dihadapkan
pada dilema, frustasi dan kegagalan. Apapun variasi yang diberikan kepada
seorang pemimpin seperti administrator, manager, kepala ketua dan sebagainya
pada hakekatnya dinilai dari prestasi dapat tidaknya suatu keputusan yang
diambilnya untuk direalisir, dan sampai dimana keputuan itu mempercepat proses
pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Makin tinggi
kedudukan seseorang dalam suatu organisasi, maka kepadanya makin banyak
dituntut “Managerial Skill” dan kurang kebutuhan akan “Technical Skill” oleh
karena seorang Top Manager semakin berkurang terlibat dalam kegiatan yang
bersifat operasional.
Sumber:
http://rnrian.blogspot.com/2011/05/teknik-teknik-pengambilan-keputusan.html
0 komentar:
Posting Komentar